Документите на входа: стъпка по стъпка по ЗУЕС

Поели сте входа. Получавате тетрадка, няколко фактури и обещанието, че „всичко е решено на събрание“. Но къде е протоколът, кой как е гласувал и на какво основание се събират таксите?

Това ръководство ви помага да изградите проследима документация: от собствениците и събранието до всяко начисление и плащане. Подредбата спестява спорове, улеснява кандидатстването за финансиране и дава по-добра основа за събиране на вземанията. Не гарантира 100% събираемост и не замества проверката на конкретен правен казус.

1. Проверете режима и съберете наличния архив

Етажната собственост възниква от собствеността върху обектите и общите части. Не е необходимо първо да учредите сдружение, за да управлявате обикновен вход. Законът допуска управление чрез общо събрание и/или сдружение на собствениците.

Проверете изключенията: за сгради с до три самостоятелни обекта, принадлежащи на повече от един собственик, чл. 3 препраща към Закона за собствеността. Жилищните комплекси от затворен тип имат специалния договорен режим по чл. 2. При няколко входа изяснете кои общи части и решения са за отделния вход и кои за цялата сграда.

• Поискайте протоколите с приложенията, правилника, книгата на входа и документите за избора на управител.
• Сверете касовата наличност, банковите извлечения, задълженията към доставчици и вземанията от собственици.
• Направете опис на полученото и отделен списък на липсващото. Не подписвайте, че сте получили непредадени документи.
• Съберете договорите за асансьор, почистване, ремонти, управление и другите услуги.

Ако архивът липсва, потърсете копия от предишното управление, общината, банката и доставчиците според правото си на достъп. Ново събрание може да приеме решения занапред; не създавайте протоколи със задна дата, за да попълните празнините.

Основание: Чл. 2, 3, 8, 9 и 23 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

2. Подредете книгата на етажната собственост

Книгата се води за сградата или входа, на хартия или електронно. Използвайте официалния образец на МРРБ и дайте на собствениците декларацията за вписване. Списъкът с телефоните в чат група не замества книгата.

За всеки обект са важни номерът, предназначението, площта и идеалните части, данните за собственика или ползвателя и предвидените в закона данни за домакинството и обитателите. Отбелязват се и съответните животни, а за кучетата — данните за ветеринарномедицинския паспорт. Не добавяйте произволно ЕГН, копия на лични карти или други несъразмерни лични данни.

По чл. 7, ал. 3 декларацията се подава до 15 дни от придобиването на собствеността или правото на ползване, наемането или другото правоотношение, допускащо пребиваването. Предвидените в разпоредбата промени също се заявяват в 15-дневен срок. Допустимо е изпращане до електронната поща на управителя.

Сверете идеалните части с документите за собственост. Ако липсват или сборът е неправилен, чл. 17, ал. 4–6 урежда специален ред за определянето им за целите на закона. Не ги заменяйте автоматично с „по равно на апартамент“.

Книгата съдържа лични данни и достъпът е ограничен по чл. 7, ал. 4. Не я публикувайте в отворена интернет страница или на таблото. Собственикът има достъп до отнасящите се за него данни. Отделно поискайте писмено адрес, имейл и телефон за съобщенията по чл. 13 от отсъстващите за повече от месец собственици и ползватели.

Основание: Чл. 7; чл. 13, ал. 2–4; чл. 17, ал. 4–6 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

3. Свикайте събранието така, че да можете да го докажете

Общото събрание се провежда поне веднъж годишно. Обичайно го свикват управителят или контролният орган. Собственици с поне 20% идеални части могат да поискат писмено свикване; управителят трябва да го свика в 10-дневен срок от получаването. При неизпълнение те могат да го свикат сами. Има отделни правила за първо събрание, неотложен случай и когато повече от година не е имало събрание.

Подгответе покана и протокол за поставяне · шаблон за печат. Посочете кой свиква, точния адрес, дата, час, място и конкретен дневен ред. За таксите отделете начина на разпределение, размера и падежа; за ремонта — работите, бюджета и източника на средствата. „Разни“ не е достатъчно описание на планирано решение за нова вноска.

1. Подпишете поканата и я поставете на видно и общодостъпно място на входа.
2. Отбележете върху нея датата и часа на поставяне и съставете протокол за това.
3. Спазете най-малко седем дни; събранието може да е най-рано на осмия ден след поставянето. Неотложните случаи имат отделен минимум от 24 часа.
4. Изпълнете уведомяването по чл. 13, ал. 2–4 за предоставилите адрес или имейл отсъстващи лица. Запазете доказателствата за изпращане или удостовереното устно уведомяване.

Снимката на таблото е полезно допълнение, но не замества протокола за поставяне. Законът ограничава насрочването в официални празници и дни, обявени за почивни от Министерския съвет, освен при неотложност; това не е обща забрана за всяка събота и неделя.

Основание: Чл. 12 и 13 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

4. Проверете представителството, кворума и мнозинството

Преди гласуването попълнете присъствен списък · шаблон за печат: имена, обекти, идеални части, основание за участие, представител и подпис. При съсобственост изяснете представителството и дела, без двойно броене. Приложете копия от пълномощните към протокола.

Формата на пълномощното зависи от представителя. Чл. 14 допуска определени форми за пълнолетен член на домакинството, вписан в книгата, или друг собственик; за друго лице е предвидена нотариална заверка на подписа, а за адвокат — писмено пълномощно. Едно лице може да представлява най-много трима собственици и/или ползватели. Работен текст за пълномощно · шаблон за печат — изберете правилната форма за случая.

Таблицата не изчерпва специалните решения. Чл. 17, ал. 7 допуска за определени въпроси и предварително избран ред с мнозинство според броя на самостоятелните обекти; той не се прилага автоматично. Проверявайте точния вид решение. При специалния случай на собственик с над 51% законът предвижда кворум от поне 75%.

Изберете протоколчик и записвайте точните предложения и индивидуалните гласове. Не вземайте решения извън обявения дневен ред, освен в предвидените неотложни случаи. Хибридното участие и неприсъственото гласуване имат допълнителни законови условия; тази основна процедура е за присъствено събрание. Анкета във Viber сама по себе си не удостоверява спазването им.

Основание: Чл. 14–17 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

5. Оформете протокола и съобщете, че е готов

В протокола от събранието · шаблон за печат впишете датата и мястото, дневния ред, участниците и представителството, идеалните части, предложенията, решенията и начина, по който е гласувал всеки участник — „за“, „против“ или „въздържал се“, с изискуемите подписи. Общ резултат „прието единодушно“ не замества индивидуалните данни.

При обичайната присъствена процедура протоколът се изготвя в седемдневен срок от събранието и се подписва от председателстващия и протоколчика. При неприсъствено гласуване законът обвързва срока с приключването му.

В срока по чл. 16, ал. 7 управителят поставя съобщение за изготвения протокол · шаблон за печат. За поставянето съставя отделен протокол, подписан и от собственик, ползвател или обитател, с дата, час и място. Осигурява заверено копие с приложенията и изпращане на посочения адрес или имейл в предвидените случаи. Съобщението за готовност и самият протокол са различни документи; не излагайте излишно личните данни на таблото.

Разграничавайте оспорването на съдържанието на протокола пред управителя по чл. 16, ал. 9 — със собствените му срокове, включително седемдневния срок от съобщението — от искането до съда за отмяна на незаконосъобразно решение по чл. 40. За второто законът предвижда 30 дни от получаването по реда на чл. 16, ал. 7. При спор пазете доказателствата за датите и потърсете правна помощ навреме.

Основание: Чл. 16 и 40 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

6. Оформете избора и уведомете общината

Решението трябва ясно да определя избрания управител или състава на управителния съвет и мандата. По общото правило мандатът е до две години; проверете изискванията за допустимите лица. Отразете и избрания касиер, както и контролния орган, ако има такъв. При възлагане на професионален управител проверете регистъра на МРРБ, представителството и договора.

Подгответе заверено копие от протокола за избора, данните за сградата и контактите и се обърнете към общинската или районната администрация по адреса на сградата. Пазете заявлението, приложенията, входящия номер и получения документ за вписване. Общинските канали и обслужването се различават; тук не представяме формуляр на една община като задължителен за цяла България.

Приложение № 3 към новата наредба — PDF: част II е за управителните съвети / управителите, част I — за сдруженията. Използвайте го съобразно приложимия към подаването режим и указанията на компетентната администрация.

Основание: Чл. 19, 23, ал. 1, т. 7 и чл. 47е — ЗУЕС, текст на МРРБ.

Допълнително: чл. 21 и § 3–4 от Наредба № РД-02-20-1/2026 г.

7. Приемете правилник, бюджет и ясни правила за таксите

Общото събрание приема правилник за вътрешния ред. Започнете от образеца на МРРБ, адаптирайте го към сградата и го приемете с решение. Изтегленият файл без приемане не доказва действащ правилник.

Подгответе годишен бюджет и план за ремонти · шаблон за печат. Разделете текущото управление и поддържане от фонд „Ремонт и обновяване“. За всяка вноска решението трябва да позволява да се установят основанието, начинът на разпределение, размерът, периодът и падежът.

• Управление и поддържане — чл. 51. Основният режим е по брой лица, със законовите изключения. Общото събрание може с необходимото мнозинство да избере някой от вариантите по ал. 9: според лица, идеални части или поравно на самостоятелен обект. Не смесвайте вариантите без ясно основание.
• Фонд „Ремонт и обновяване“ — чл. 50. Вноските са на собствениците, съобразно идеалните части, при законов минимум не по-малко от 1% от минималната работна заплата. Средствата се набират в сметка със специално предназначение на името на етажната собственост или сдружението. Не приемайте личната сметка на касиера за равностойна на тази сметка.

Проверявайте отделно необитаемите обекти, малките деца, стопанската дейност с външни посетители и другите специални случаи по чл. 51. Например ниската обитаемост не означава автоматично нулеви текущи такси, а отсъствието не освобождава собственика от ремонтните му задължения.

В бюджета оставете отделни редове за почистване, ток, асансьор, управление, банкови разходи и планираните работи. Посочвайте валутата и периода; при стар архив запазете първоначалната валута и проследима справка за приложеното превалутиране.

Основание: Чл. 11, 17, 50 и 51 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

8. Водете текущ отчет и проверявайте касата

За всяко плащане или разход трябва да има проследима следа: дата, основание, сума, платец или получател и документ. Поддържайте книга за приходите и разходите · шаблон за печат, касови документи според приложимия ред, фактури, договори и банкови извлечения. Отбелязвайте кое задължение погасява постъплението и отделяйте средствата на ремонтния фонд.

Управителят изготвя ежемесечен отчет и го поставя на видно и общодостъпно място на входа; при поискване го предоставя по електронна поща или на хартия. Използвайте официалния образец за приходите и разходите. Публикуваният отчет трябва да е разбираем, без ненужно разгласяване на лични данни.

Ежегодно и в края на мандата управителят представя доклад пред общото събрание. Контрольорът / контролният съвет проверява касата поне веднъж годишно и представя доклад. Ако няма избран контролен орган, общото събрание определя собственици и/или ползватели за проверката. Работна структура за годишен отчет и проверка · шаблон за печат.

Начална наличност + получени суми − платени разходи = крайна наличност. Сверете я отделно с парите в касата и банковото извлечение. „Начислено“ не е „получено“; неплатените такси остават вземания. Ако има разлика, опишете я и установете причината.

Основание: Чл. 23, ал. 1, т. 3–4 и ал. 2; чл. 24 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

9. При неплащане подгответе доказателства, а не само списък с длъжници

Добрата документация помага да се защити конкретното вземане. Няма правило, че изпълнението на всеки административен детайл автоматично осигурява 100% събираемост; няма и универсално условие „всички документи да са изрядни“, за да съществува всяко вземане. Значение имат основанието, дължимостта, размерът, падежът, правилният длъжник и доказателствата.

1. Проверете начислението. Кое решение го поражда, за кой период е, как е разпределено и има ли получени, но неотразени плащания?
2. Съберете процедурата. Покана, доказателства за уведомяване, присъствие, пълномощни, протокол, гласове и съобщаване на решенията.
3. Направете индивидуална справка. Начисления по периоди, падежи, плащания и остатък; не само обща сума от тетрадката.
4. Поискайте доброволно плащане. Посочете основанието и начин за сверяване. Запазете доказателство за връчване. Необходимостта от покана и последиците ѝ зависят от вземането.
5. Проверете съдебния път. Чл. 38 допуска заявление по чл. 410 ГПК при неизпълнение на решение в определения срок, с приложено копие от решението. Когато решението не определя срок, чл. 38, ал. 1 предвижда 14 дни от оповестяването по чл. 16, ал. 7.

Контролен лист за досието на вземането · шаблон за печат. За съдебното заявление използвайте официалните формуляри, обновени през юли 2025 г. Страницата е на Районен съд – Карлово, но образците са по националната наредба; това не определя кой съд е компетентен по вашия случай.

Възражение от длъжника може да доведе до необходимост от исков процес. Погасителната давност, лихвите, представителството, компетентният съд и електронното подаване се проверяват конкретно. При спор дайте цялото досие на адвокат. Подаването на формуляр не е равнозначно на получени пари.

Основание: Чл. 23, ал. 4 и чл. 38 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

10. Пазете и документите за самата сграда

Архивът не свършва с касовата книга. Чл. 23 включва проектната и екзекутивната документация, кореспонденцията, техническия паспорт, когато има такъв, и ревизионната книга на асансьорите. Тези документи се създават от компетентните лица; домоуправителят не може да замени обследване или технически паспорт с попълнен интернет шаблон.

• При асансьор: пазете документите за поддръжката, техническия надзор и прегледите. За изгубена ревизионна книга следвайте указанията на ДАМТН и се обърнете към съответното лице за технически надзор.
• При ремонт: решение, оферти и избор според случая, договор, разрешения когато се изискват, приемателни протоколи, фактури, плащания и гаранции.
• При служители или възнаграждения: проверете отделните трудови, данъчни и осигурителни задължения със счетоводител. Протоколът за избор не замества автоматично всички тези документи.
• При вписани кучета: управителят предоставя данните от книгата на съответната областна дирекция по безопасност на храните и общината в 30-дневен срок от вписването им, по чл. 23, ал. 1, т. 9.

За технически паспорт, обследвания, пожарна безопасност и строителни работи приложимите изисквания зависят от сградата и дейността. Това са допълнителни специални режими; базовият пакет по ЗУЕС не ги изчерпва.

Основание: Чл. 23, ал. 1, т. 3 и 9 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

11. При нужда учредете сдружение и подгответе финансирането

Сдружението на собствениците е отделно юридическо лице. Не го смесвайте с обикновеното управление на входа. То може да е необходимо по условията на конкретна програма за обновяване. За учредяване участват собственици с не по-малко от 67% идеални части — различен праг от решенията за основен ремонт по чл. 17, ал. 2, т. 5.

1. Свикайте учредително събрание по специалните правила на чл. 26–27.
2. Подгответе споразумението по образец на МРРБ, списък на участващите собственици и учредителен протокол. Спазете отделните мнозинства по чл. 27 и изискванията за подписи; обикновеният протоколен шаблон по-долу не е учредителен комплект.
3. Изберете органи и представляващ. Подгответе нотариално заверени образци от подписите на представляващите.
4. В 14-дневен срок от учредяването подайте в общината пакета по чл. 29: заявление, списък, заверени копия от протокола и споразумението и съответните образци от подписи. Съобразете и преходния регистрационен режим.
5. Извършете вписването в БУЛСТАТ. Националната услуга на Агенцията по вписванията описва документите, подаването и 7-дневния срок от възникването на задължението за вписване. Налични са заявление РБ-1 и декларация по чл. 9, ал. 4 от Закона за регистър БУЛСТАТ.

Към конкретна програма може допълнително да се изискват техническо и енергийно обследване, сертификат, решения за собствен принос, декларации, пълномощни и проектни приложения. Използвайте актуалния пакет на самата процедура — няма един комплект, валиден за всяка програма.

За общото пространство пред входа първо установете чия е земята и какви разрешения са нужни. Решението на съседите само по себе си не дава право за строителство или намеса в общински терен. В ресурсите за финансиране на Вход4 можете да следите възможности за сградата и средата около нея и да отваряте условията на съответната програма.

Основание: Чл. 25–29 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

12. Поддържайте архив, който следващият управител може да поеме

Подредете архива в раздели: собственост и книга; събрания по дати; община и регистрации; финанси по години; договори и ремонти; технически документи; кореспонденция и вземания. Това е организационна препоръка, а не допълнителен нормативен формуляр.

Пазете оригиналните протоколи и приложенията им. Сканирането осигурява резервно копие, но не е основание да унищожите оригиналите. Ограничете достъпа според ролите, правете резервни копия и избягвайте обща парола, която остава у всички бивши управители.

При смяна подпишете приемо-предавателен протокол · шаблон за печат с опис на документите, касата, данните за банковите сметки и картите. Чл. 23, ал. 7 обвързва 15-дневния срок с вписването на новоизбраното управление в регистъра, а не просто с датата на избора. Съобразете преходния регистрационен ред и организирайте предаването своевременно. Участват лицата, посочени в тази разпоредба; опишете и липсите.

Прехвърлете служебните достъпи чрез смяна на отговорните лица и паролите; не записвайте действащи пароли или PIN кодове в протокола. Отделно уведомете банката и доставчиците според техните процедури.

Основание: Чл. 23, ал. 1, т. 3 и ал. 7 — ЗУЕС, текст на МРРБ.

Образци и контролен списък на документите

Официалните образци водят към институцията, която ги публикува. Помощните HTML шаблони на Вход4 са за попълване на хартия или копиране в текстов редактор и печат / запазване като PDF от браузъра. Те не са утвърдени държавни формуляри и не удостоверяват сами по себе си законосъобразност.

Ако външен файл е преместен, отворете страницата с образците на МРРБ или страницата на съответната услуга. Удостоверенията, които се издават от институция, не се заменят със саморъчно попълнен празен образец. В проверения комплект не установихме отделен утвърден файл за документа за задължения по чл. 23, ал. 1, т. 12; удостоверението за регистрация на професионален управител е друг документ.

Как Вход4 помага в ежедневната работа

Вход4 събира на едно място обектите, начисленията, плащанията, отчетите и документите за събрания. Така по-лесно проследявате какво е решено, какво е платено и какво остава. Правилното свикване, достоверните данни, подписите и приложимите законови процедури остават отговорност на участниците и управлението.

Разгледайте демото или вижте възможностите за финансиране и подобряване на входа.